Mit dem SAP-Add-On DIGITALER RECHNUNGSEINGANG eines regionalen Anbieters, bietet sich die Möglichkeit alle Eingangsrechnungen in einem zentral gesteuerten Rechnungscockpit zu verarbeiten. Eine OCR-Erkennung liest Rechnungsdaten heraus und werden bei der Kontierung erfasst. Mithilfe des Rechnungscockpits kann man sich eine vollständige Transparenz der Eingangsrechnungen und deren Status verschaffen. Die jeweiligen Rechnungen werden revisionssicher an den SAP-Buchungsbeleg angehängt und können anschließend jederzeit im SAP-Beleg, in den Einzelpostenlisten oder über das Controlling abgerufen werden.

Verschiedene Workflow-Freigabeprozesse können je nach Wunsch definiert und eingerichtet werden. Egal ob der digitale Rechnungseingang lediglich als Archiv der Eingangsrechnungen oder aber mit Einbeziehung der Mitarbeitenden zur Freigabe genutzt wird (siehe Bild) - es sind verschiedene Lösungen machbar.

Für die Einbeziehung der Mitarbeitenden wird kein SAP-Zugang benötigt, da die Freigabe über einen E-Mail-Weg oder eine WEB-Variante erfolgt.

Beispiel:

1. PDF-Rechnung wird an eine gesonderte E-Mail Adresse geschickt: z. B. rechnungseingang@zsu.de

2. Rechnung wird per E-Mail an eine kryptische Adresse nach SAP gesandt

3. Buchhaltung öffnet das Rechnungscockpit und bearbeitet die Rechnung (Validierung)

4. Buchhaltung sendet die Rechnung an einen NICHT-SAP-Benutzer (EX-User)

5. Mitarbeitende erhält eine E-Mail mit Anhang oder Link (WEB-User)

6. Freigabe und ggf. Kontierung (ggf. gesonderte Kostenstellen und kleinerer Kontenplan)

7. Weiterleitung an Vorgesetzten (z. B. Zahlungsanweisung)

8. Freigabe des Vorgesetzten

9. Weiterleitung an Vorstand (z. B. Rechnungsbetrag liegt über 5.000 €)

10. Vorstandsfreigabe

11. Buchhaltung und Buchung

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